Beställ

Integritetspolicy

I vår integritetspolicy förklarar vi hur vi samlar in, behandlar, lämnar ut och skyddar personuppgifter om våra anställda, arbetssökande och kunder. Med personuppgifter menar vi all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person, det vill säga du. Sådana uppgifter om dig är till exempel namn, adress, telefonnummer och ditt foto. Vi förklarar också vilka rättigheter registrerade personer, det vill säga du, har. 

Enkäter och feedbackformulär som eventuellt skickas till individer kan innehålla länkar till andra företags webbplatser eller tjänster, som har sina egna integritetspolicyer. Vi rekommenderar att du bekantar dig med integritetspolicyerna för sådana tredje parter. 

På Freshin följer vi den allmänna dataskyddsförordningen för Europeiska unionen (”EU”) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning vid behandling av personuppgifter. 

Du hittar mer information nedan om hur vi hanterar dina personuppgifter. Om något fortfarande är oklart kan du få mer information genom att kontakta oss.

Registerförare
Som registerförare för dina personuppgifter fungerar Freshin Oy (nedan kallat ”vi” eller ”registerföraren”), vars anställd eller arbetssökande du är.

Kontaktinformation
freshin@freshin.fi
p. 020 7303650

Mottagare av personuppgifter
Dina personuppgifter hanteras endast av de personer som tillhör Fresh, vars arbetsuppgifter kräver hantering av dessa uppgifter. Sådana enheter inkluderar, men är inte begränsade till, lönehantering, HR, anställda (både själva och andra) samt chefer i nödvändig utsträckning.

Dina personuppgifter kan också överföras baserat på avtal till externa tjänsteleverantörer för behandling på uppdrag av oss. Till exempel hanteras underhållet av HR-systemet av en extern tjänsteleverantör som agerar personuppgiftsbiträde. Dessutom behandlas bland annat information från enkäter och feedbackformulär som eventuellt skickas till personer och dina svar, vid behov, av våra avtalspartner utöver oss. Sådana underleverantörer inkluderar till exempel leverantörer av IT-tjänster som bland annat ansvarar för det tekniska underhållet av systemen eller behandlingen av feedback. Tjänsteleverantörerna behandlar dina personuppgifter på det sätt vi anger och har inte rätt att använda dina uppgifter för egna ändamål.

Ändamålet med behandling av personuppgifter
Underhåll, hantering och statistik över anställningsrelaterad information, affärsutveckling samt underhåll, hantering och statistik över registrerad intresseinformation. Vi behandlar våra anställdas personuppgifter för att fullgöra anställningsparternas rättigheter och skyldigheter, till exempel i samband med arbetsrättsliga skyldigheter eller företagsarrangemang som rör arbetsgivarföretaget. Dessutom utvecklar och upprätthåller vi vår verksamhet samt försäljning och marknadsföring av våra tjänster. Vi samlar in och behandlar även dina personuppgifter för att uppfylla våra lagstadgade krav. Vi behandlar även dina personuppgifter i samband med insamling, användning, behandling och publicering av enkäter och feedback, samt för anmälan till och deltagande i evenemang. Vi kan publicera och använda din feedback på vår webbplats, i nyhetsbrev, marknadsföring, sociala medier och interna utbildningar, samt i utvecklingen av vår verksamhet. Vi anger i samband med feedbackenkäter när dina svar behandlas anonymt eller om feedbacken inte publiceras. Dessutom behandlar vi personuppgifter i samband med rekryteringar.

Grunderna för behandling av personuppgifter
Vi behandlar dina personuppgifter baserat på något av följande:

  • gemensamt avtal (till exempel anställningsavtal), 
  • ditt samtycke (till exempel elektronisk direktmarknadsföring). I detta fall kan du när som helst återkalla ditt samtycke, 
  • vår berättigade fördel (till exempel statistik och överföring av dina personuppgifter inom vår koncern) eller  
  • lagstadgad skyldighet som vi som företag måste uppfylla (till exempel är det lagligt obligatoriskt för oss att lagra din löneinformation för bokföringsändamål eller för att uppfylla myndigheternas lagbaserade begäran).

Registrerade grupper
Anställda, oavsett anställningens längd eller form. Med anställd avses även lärlingar, anställda och obetalda praktikanter etc. Dessutom sparas uppgifter om tidigare anställda i systemet under den nödvändiga lagringsperioden. Jobbsökande, med vilket även avses personer som söker lärlingsutbildning och arbetspraktik.
​
Registrerade uppgifter. 
Vi behandlar dina personuppgifter endast i nödvändig utsträckning. Följande uppgifter kan samlas in om registrerade:

  • namn, personnummer och födelsedatum, språk, foto, adress, e-postadress, telefonnummer
  • Närståendes namn och telefonnummer
  • försök, avdelning, kontor, chef
  • arbetsnamn, utbildningsinformation, språkkunskaper
  • arbetsbeskrivningar inklusive behörigheter
  • referenser
  • utvecklingsdiskussioner och mål
  • Anställningsinformation och arbetshistorik
  • personnummer, resultatplats
  • löneinformation och bankuppgifter
  • skatteinformation inklusive skattenummer
  • information om eventuell utmätning
  • medlemskap i fackförening (om arbetstagaren själv lämnat uppgiften) för betalning av medlemsavgift
  • Frånvaro och deras orsak (orsakskoder för sjukfrånvaro)
  • olycksanmälningar
  • semester
  • arbetsredskap
  • annan information som personen själv lägger till i systemet samt ger under rekryteringsprocessen med bilagor
  • data som lagrats från tredjepartsregister med ditt samtycke.
  • information om deltagande i evenemang och utbildningar, samt uppgifter som samlats in i samband med anmälan till evenemang och som den registrerade själv angett, såsom specialkost och allergier
  • de intressen, intresseområden och annan information du har angett.
  • annan information och tillägg som du gett samt bilagor med bilder.
  • För evenemang och utbildningar samlar vi också in nödvändig information, till exempel dina kostpreferenser gällande catering. Dina anmälningsuppgifter för evenemanget kan innehålla hälsouppgifter, som till exempel allergier. 
  • marknadsföringsmaterial som gjorts med ditt samtycke, till exempel videor.
  • uppgifter som du har angett i ditt eget CV och din jobbansökan, såsom arbetshistorik, utbildningsbakgrund, kvalifikationer, språkkunskaper och referenser, uppgifter som har lagrats i register från tredje part med ditt uttryckliga samtycke, uppgifter om din tillfredsställelse med rekryteringsprocessen och dina kommentarer, samt annan information du har lämnat, såsom kön.

Regelbundna informationskällor
Huvudsakligen får vi uppgifterna antingen från dig själv, eller med ditt uttryckliga samtycke eller på annat sätt med din medverkan från tredje parts register.  

Våra primära informationskällor är arbetsavtal, konceptavtal för entreprenörer och medarbetardatabasen. Dessutom kan medarbetarna själva fylla i sin information i system (som Lemonsoft och Sympa) samt i enkäter och feedbackformulär. Andra informationskällor kan vara vår hemsida samt information som du själv lämnat/fyllt i.

I anslutning till din jobbansökan är våra informationskällor din jobbansökan och information som erhållits från företag som erbjuder rekryteringstjänster i anslutning till den, samt annan information och kommunikation som du själv gett. Dina uppgifter kan också samlas in via vår webbplats.

Regelbundna uppgifter lämnas ut och dataöverföring till EU och EES utomhus
Information kan lämnas ut och överföras inom koncernen för att utföra uppgifter som krävs för att upprätthålla anställningsförhållanden samt till parter som har rätt att ta emot informationen enligt lag (såsom skattemyndigheten). Dessutom kan vi lämna ut dina personuppgifter i nödvändig omfattning till tredje part bland annat när olika påminnelser eller belöningar skickas till personer.

Vi behandlar information huvudsakligen inom EU och EES. Vi överför eller lämnar därför som regel inte ut information utanför EU och EES, om det inte är nödvändigt för behandlingen av personuppgifter som anges ovan, varvid vi säkerställer en adekvat skyddsnivå för personuppgifter på det sätt som krävs enligt lagstiftningen, och särskilt artiklarna 45-46 i EU:s allmänna dataskyddsförordning. Observera att vissa av våra partners kan behandla dina personuppgifter utanför EU (såsom Google och Facebook). 

Personuppgiftslagringstid
Personuppgifter sparas endast så länge de behövs för att uppfylla skyldigheterna som följer av anställningsförhållandet. Arbetsgivaren har till exempel en skyldighet att utfärda ett arbetsintyg om arbetstagaren begär det inom tio år efter att anställningsförhållandet har upphört.

Principer för skydd av personuppgifter
Personuppgifter har huvudsakligen lagrats IT-baserat och skyddats med nödvändiga tekniska åtgärder. Vid behandling av personuppgifter används lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder, med vilka personuppgifter skyddas mot förlust, missbruk, utlämnande, ändring och förstöring. Fysiska handlingar som innehåller personuppgifter förvaras i låsta utrymmen/arkivskåp, till vilka endast namngivna personer som av sina arbetsuppgifter bemyndigats att ha tillgång, har tillgång. Endast de anställda, yrkesutövare och andra personer som arbetar för registratorn och som i sina arbetsuppgifter behöver tillgång till databasen och som av arbetsskäl har rätt att behandla ifrågavarande personuppgifter är berättigade till tillgång till databaser och system samt till användning av personuppgifter. Dessutom kan varje person lägga till/ändra och radera sina egna uppgifter i HR-systemet. De allmänna grunduppgifterna om personer (såsom e-postadress, arbetsuppgift) i HR-systemet för respektive registrerad person syns för alla som har användarrätt till ifrågavarande system.  

Registrerades rättigheter
Registrerade har rätt

  • begära av den personuppgiftsansvarige tillgång till sina egna personuppgifter samt rätten att begära att dessa uppgifter rättas eller raderas, eller att behandlingen begränsas eller invändas mot behandlingen, samt rätten att överföra uppgifterna från ett system till ett annat;
  • i den mån som behandling av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke, rätt att när som helst återkalla samtycket, utan att det påverkar lagligheten av behandlingen som utförts på grundval av samtycket före dess återkallande.
  • för att inte utsättas för automatiserat beslutsfattande utan laglig grund
  • göra klagomål på behandling av personuppgifter till tillsynsmyndigheten.

Rätt att överklaga till tillsynsmyndigheten
Om du anser att vi inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsbestämmelserna kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten i den EU-medlemsstat där du har din stadigvarande hemvist eller arbetsplats, eller där du anser att överträdelsen har skett. 

I Finland är den berörda myndigheten dataskyddsombudsmannen
Dataskyddsombudsmannens byrå
Besöksadress: Lintulahdenkuja 4
00530 Helsingfors
Postadress: Box 800
00531 Helsingfors
Telefon (växel): +358 29 66700
E-post tietosuoja@om.fi