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Política de privacidad

En nuestra política de privacidad explicamos cómo recopilamos, tratamos, cedemos y protegemos los datos personales de nuestros empleados, candidatos y clientes. Por «datos personales» entendemos toda aquella información relativa a una persona física identificada o identificable, es decir, a ti. Entre estos datos sobre ti se incluyen, por ejemplo, tu nombre, dirección, número de teléfono y fotografía. También te informamos de cuáles son tus derechos como interesado. 

Los cuestionarios y formularios de comentarios que se puedan enviar a los usuarios pueden contener enlaces a sitios web o servicios de otras empresas, que cuentan con sus propias políticas de privacidad. Te recomendamos que consultes las políticas de privacidad de dichos terceros. 

En Freshni, cumplimos con el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (”UE”) y el resto de la legislación aplicable en materia de protección de datos a la hora de tratar datos personales. 

A continuación encontrarás más información sobre cómo tratamos tus datos personales. Si aún tienes alguna duda, puedes ponerte en contacto con nosotros para obtener más información.

Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de tus datos personales es Freshin Oy (en adelante, ”nosotros” o ”el responsable del tratamiento”), de la que eres empleado o solicitante de empleo.

Datos de contacto
freshin@freshin.fi
p. 020 7303650

Destinatarios de los datos personales
Solo tratarán tus datos personales aquellas personas pertenecientes a Fresh cuyas funciones requieran el tratamiento de dichos datos. Entre estos se incluyen, entre otros, el departamento de nóminas, RR. HH., los empleados (tanto ellos mismos como otros) y los superiores, en la medida en que sea necesario.

Sus datos personales también pueden transferirse, en virtud de un contrato, a proveedores de servicios externos para su tratamiento por encargo nuestro. Por ejemplo, un proveedor de servicios externo, que actúa como encargado del tratamiento de datos personales, se encarga del mantenimiento del sistema de RR. HH. Además, los datos de los cuestionarios y formularios de comentarios que se puedan enviar a las personas, así como tus respuestas, serán tratados, en la medida necesaria, por nuestros socios contractuales además de por nosotros. Entre estos subcontratistas se encuentran, por ejemplo, los proveedores de servicios informáticos, que se encargan, entre otras cosas, del mantenimiento técnico de los sistemas o del tratamiento de los comentarios. Los proveedores de servicios tratan sus datos personales según las instrucciones que les damos y no tienen derecho a utilizar sus datos para sus propios fines.

Finalidad del tratamiento de los datos personales
Mantenimiento, gestión y elaboración de estadísticas de los datos relacionados con la relación laboral; desarrollo de la actividad empresarial; así como mantenimiento, gestión y elaboración de estadísticas de los datos sobre los intereses de los interesados. Tratamos los datos personales de nuestros empleados para gestionar los derechos y obligaciones de las partes de la relación laboral, por ejemplo, en relación con las obligaciones derivadas del derecho laboral o con las reestructuraciones empresariales que afecten a la empresa empleadora. Además, desarrollamos y mantenemos nuestras actividades, así como la venta y la comercialización de nuestros servicios. Recopilamos y tratamos tus datos personales también para cumplir con nuestros requisitos legales. Tratamos tus datos personales también en el contexto de la recogida, el aprovechamiento, el tratamiento y la publicación de encuestas y comentarios, así como para la inscripción y la participación en eventos. Podemos publicar y utilizar tus comentarios en nuestra página web, en boletines informativos, en acciones de marketing, en redes sociales y en formaciones internas, así como para el desarrollo de nuestras actividades. En el contexto de la encuesta de opiniones, le informaremos de si sus respuestas se tratarán de forma anónima o de si los comentarios no se publicarán. Además, tratamos datos personales en el marco de los procesos de selección de personal.

Fundamentos del tratamiento de datos personales
Tratamos tus datos personales basándonos en uno de los siguientes motivos:

  • un contrato conjunto (por ejemplo, un contrato de trabajo), 
  • tu consentimiento (por ejemplo, para el marketing directo por vía electrónica). En este caso, puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento, 
  • nuestro interés legítimo (por ejemplo, la elaboración de estadísticas y la transferencia de tus datos personales dentro de nuestro grupo) o  
  • una obligación legal que, como empresa, debemos cumplir (por ejemplo, la conservación de tus datos salariales con fines contables es obligatoria para nosotros por ley, o para atender a las solicitudes de las autoridades basadas en la ley).

Grupos de personas registradas
Los trabajadores, independientemente de la duración o la forma de la relación laboral. Por «trabajador» se entiende también a los alumnos en formación profesional en régimen de aprendizaje, a los becarios remunerados y no remunerados, etc. Además, los datos de los antiguos trabajadores se conservan en el sistema durante el plazo de conservación necesario. Solicitantes de empleo, entre los que se incluyen también las personas que solicitan formación en régimen de aprendizaje y prácticas laborales.
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Datos registrados. 
Tratamos tus datos personales únicamente en la medida en que sea necesario. Entre otros, se pueden recopilar los siguientes datos de los interesados:

  • nombre, número de identificación personal y fecha de nacimiento, idioma, fotografía, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono
  • nombre y número de teléfono de un familiar cercano
  • empresa, departamento, oficina, superior
  • cargo, formación académica, conocimientos lingüísticos
  • descripciones de los puestos, incluidas las cualificaciones requeridas
  • referencias
  • entrevistas de desarrollo y objetivos
  • Datos sobre la relación laboral y el historial laboral
  • número de identificación personal, lugar de nacimiento
  • datos salariales y datos bancarios
  • datos fiscales, incluido el número de identificación fiscal
  • información sobre una posible ejecución
  • pertenencia a un sindicato (si el propio trabajador ha facilitado la información) a efectos del pago de la cuota sindical
  • ausencias y su motivo (códigos de motivo de las bajas por enfermedad)
  • notificaciones de accidentes
  • vacaciones
  • herramientas de trabajo
  • otros datos introducidos por el propio interesado en el sistema, así como los facilitados durante el proceso de selección, junto con sus anexos
  • los datos almacenados en registros de terceros con tu consentimiento.
  • Datos relativos a la participación en eventos y cursos de formación, así como los datos recopilados al inscribirse en dichos eventos y los facilitados por el propio interesado, como dietas especiales y alergias.
  • los temas que te interesan, tus áreas de interés y otros datos que hayas facilitado.
  • el resto de la información que hayas facilitado y añadido, así como los archivos adjuntos con sus imágenes.
  • Para nuestros eventos y cursos de formación, también recopilamos los datos necesarios relacionados con ellos, como tus preferencias alimentarias en lo que respecta al servicio de catering. Los datos que facilites al inscribirte en un evento pueden incluir información sobre tu salud, como, por ejemplo, datos sobre alergias. 
  • material de marketing elaborado con tu consentimiento, como vídeos.
  • los datos que tú mismo has facilitado en tu currículum y en tu solicitud de empleo, entre los que se incluyen, por ejemplo, tu historial laboral, tu formación, tus cualificaciones, tus conocimientos lingüísticos y tus referencias, los datos sobre ti almacenados en registros de terceros con tu consentimiento expreso, tus valoraciones y comentarios relacionados con el proceso de selección, así como cualquier otra información que hayas facilitado, como, por ejemplo, tu género.

Fuentes de información habituales
Por regla general, obtenemos los datos bien directamente de ti, bien con tu consentimiento expreso o, en su caso, con tu colaboración, a partir de los registros de terceros.  

Nuestras principales fuentes de información son el contrato de trabajo, el contrato de emprendedor conceptual y la base de datos de empleados. Además, los empleados pueden introducir ellos mismos sus datos en los sistemas (como Lemonsoft y Sympa) y en los formularios de encuestas y comentarios. Otras fuentes de información pueden ser nuestra página web, así como los datos que tú mismo hayas facilitado o rellenado.

En relación con tu solicitud de empleo, nuestras fuentes de información son tu solicitud de empleo y los datos recibidos al respecto de empresas que prestan servicios de selección de personal, así como otros datos que tú mismo hayas facilitado y las comunicaciones que hayas mantenido con nosotros. También podemos recopilar tus datos a través de nuestra página web.

Cesiones de datos previstas en la normativa y transferencia de datos dentro de la UE y del Espacio Económico Europeo al exterior
Los datos pueden cederse y transmitirse dentro del grupo para llevar a cabo las tareas necesarias para la gestión de la relación laboral, así como a organismos que tengan derecho legal a recibir dicha información (como la administración tributaria). Además, podemos ceder tus datos personales, en la medida en que sea necesario, a terceros, entre otras cosas, cuando se envíen diversos obsequios o premios a las personas.

Por regla general, tratamos los datos dentro de la UE y del Espacio Económico Europeo. Por lo tanto, por regla general, los datos no se transfieren ni se ceden fuera de la UE y del Espacio Económico Europeo, salvo que sea necesario para el tratamiento de los datos personales mencionado anteriormente, en cuyo caso nos aseguramos de que exista un nivel adecuado de protección de los datos personales, tal y como exige la legislación y, en particular, los artículos 45 y 46 del Reglamento General de Protección de Datos de la UE. Ten en cuenta que algunos de nuestros socios pueden tratar tus datos personales fuera de la UE (como Google y Facebook). 

Plazo de conservación de los datos personales
Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral. El empleador tiene, por ejemplo, la obligación de expedir un certificado de trabajo si el empleado lo solicita en un plazo de diez años a partir de la finalización de la relación laboral.

Principios de protección de datos personales
Los datos personales se almacenan principalmente en sistemas informáticos y están protegidos mediante las medidas técnicas necesarias. En el tratamiento de los datos personales se aplican las medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas, que protegen los datos personales contra su pérdida, uso indebido, divulgación, alteración y destrucción. Los soportes físicos que contienen datos personales se conservan en locales o archivadores cerrados con llave, a los que solo tienen acceso las personas designadas y autorizadas para ello en virtud de sus funciones. Solo tienen derecho a acceder a las bases de datos y a los sistemas, así como a utilizar los datos personales, los empleados al servicio del responsable del fichero, profesionales autónomos y demás personas que, en el desempeño de sus funciones, necesiten acceder a la base de datos y que, por motivos laborales, tengan derecho a tratar dichos datos personales. Además, cada persona puede añadir, modificar y eliminar sus propios datos en el sistema de RR. HH. Los datos personales básicos generales de cada interesado que figuran en el sistema de RR. HH. (como la dirección de correo electrónico o el puesto de trabajo) son visibles para todas las personas que tengan derecho de acceso a dicho sistema.  

Derechos del interesado
El interesado tiene derecho a

  • solicitar al responsable del tratamiento el acceso a los datos personales que le conciernen, así como el derecho a solicitar la rectificación o supresión de dichos datos, a limitar su tratamiento o a oponerse al mismo, y el derecho a transferirlos datos de un sistema a otro;
  • En la medida en que el tratamiento de los datos personales se base en el consentimiento del interesado, este tendrá derecho a retirar dicho consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento realizado sobre la base de dicho consentimiento antes de su retirada.
  • no ser objeto de una decisión automática sin que exista un fundamento legal
  • presentar una reclamación ante la autoridad de control en relación con el tratamiento de datos personales.

Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control
Si considera que no tratamos sus datos personales de conformidad con la normativa de protección de datos, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control del Estado miembro de la UE en el que tengas tu residencia habitual o tu lugar de trabajo, o en el que consideres que se ha producido la infracción de la normativa. 

En Finlandia, la autoridad competente es el Delegado de Protección de Datos
Oficina del Delegado de Protección de Datos
Dirección: Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki
Dirección postal: Apartado de correos 800
00531 Helsinki
Teléfono (centralita): +358 29 66700
Correo electrónico: tietosuoja@om.fi